The Evaluation of Enterprise Information Systems and Electronic Records Management Standards within the scope of TS 13298: A Case of the Ministry of Internal Affairs

Şahika Eroğlu,Özgür Külcü

doi:10.15612/bd.2014.439

Abstract

As in many areas IT Technologies has led to various changes for the implementation of public services and relationships between the citizen and governments In this context, enterprise information systems used in enterprise services is mainly based on electronic document management programs. Focusing on these statements, document management, enterprise information systems, electronic document management and standards are analyzed under the national legislations in this study. In this respect, main aim of the study is to determining system requirements for electronic document management program in institutions and their suitability for TS13298 standard via an assessment tool developed in the light of TS13298 Electronic Document Management Standard. From this point the assessment tool developed within the standart of TS13298 and consists of 40 items, applied at the Ministry of Interior Affairs that was carried out an intensity application example of the implementation of electronic document management. In the end of the study, required improvements of the electronic document management systems implemented in the organization and its compliance level are reported

Highlights

Şahika EROĞLU ve Özgür KÜLCÜ document management and standards are analyzed under the national legislations in this study
Main aim of the study is to determining system requirements for electronic document management program in institutions and their suitability for TS13298 standard via an assessment tool developed in accordance to TS13298 Electronic Document Management Standard
From this point the assessment tool developed within the standart of TS13298 and consists of 40 items, applied at the Ministry of Interior Affairs that was carried out an intensity application example of the implementation of electronic document management

Summary

Kurumsal Bilgi Sistemleri ve Kurumsal Bilgi Yönetimi

Kurum kavramı iki veya daha fazla insanın belirli amaçlara ulaşmak için bilinçli olarak oluşturup görev paylaşımı yaptıkları “örgütlenmiş” toplumsal varlıklar olarak tanımlanmaktadır (Kaya, 2008, s.122; Schein, 2006, s.12). Günümüzde kurumsal olarak üretilen ve kullanılan bilginin önemli bir bölümü ya doğrudan elektronik ortamda üretilmekte ya da diğer ortamlarda üretilmiş belge ve bilgi farklı yöntemlerle bu söz konusu ortama aktarılmaktadır. Bu koşullarda kurumsal bilgi ve belge yönetimi uygulamalarının bir bütün olarak elektronik ortamda yürütülebilmesi gerekli olmaktadır. Elektronik ortamlarda belgelerin üretilmesi ve dosyalanmasında gerekli olan altyapı oluşturularak, gerek fiziki, gerekse elektronik ortamda belgelerin aynı esaslar dâhilinde dosyalanmasına imkân sağlamak amacıyla, kamu kurum ve kuruluşlarının tamamında, “Standart Dosya Planları”nın uygulanmasının esas alındığından söz edilmektedir Böylece her kurumda belge serilerinin başlıklarının belirlenmesinde ve kodlamalarda standartlaşma sağlamak, ilgili belgelerin hızlı ve kolay bir şekilde düzenlenmesi, depolanması ve saklanması için elektronik ortamın gelişmesine olanak yaratmak amaçlanmıştır TS 13298 Çerçevesinde İçişleri Bakanlığı Bilgi ve Belge Yönetimi Sistemlerinin Analizi

Karşılanma durumu

İçişleri Bakanlığı EBYS dosya tanımlama işlemlerinde Standart Dosya

Kısmen Karşılıyor

Sistem tüm gelen ve giden elektronik postaları otomatik olarak

Sonuç ve Öneriler