Abstract
Universiteler basarili bir yonetimi saglamak amaciyla belge yonetim sureclerini iyilestirmek icin kurum ici resmi yazismalarini elektronik belge yonetim sistemleri (EBYS) uzerinden yurutmeye baslamislardir. Kurumlar arasi iletisimde hala bazi universiteler EBYS’yi etkin kullanamamaktadir. Universitelerin kurum disi resmi yazismalarini elektronik ortamdan yurutebilmesi EBYS’lerin birlikte calisabilirligi ile mumkundur. Dunyada ve Turkiye’de EBYS’lerde birlikte calisabilirligi saglamaya yonelik rehber, standart, yasal ve idari duzenlemeler gibi cesitli calismalar yapilmistir. Bu tez calismasinda, ulusal ve uluslararasi calismalar cercevesinde Ankara’daki universitelerde kullanilan EBYS’lerin birlikte calisabilirlik acisindan mevcut durumlari arastirilmistir. Arastirmaya Ankara’da EBYS kullanan ve arastirmaya izin veren tum universitelerin (9 universite) Daire Baskanliklarinda calisan 104 personel katilmistir. Arastirma kapsaminda anket ve yuz yuze gorusmeler ile veriler toplanmis ve bulgular sayi, yuzde, aritmetik ortalama, standart sapma ve ki-kare degerleri gibi bilgiler kullanilarak karsilastirmali tablolarda sunulmustur. Arastirma sonucunda universitelerin kurumlar arasi resmi yazismalarini dogrudan EBYS uzerinden yapmadiklari, KEP ile ilgili sorunlar yasadiklari, vakif universitelerinde birlikte calisabilirlik ile ilgili teknik altyapi eksikligi olduguna yonelik hipotezler dogrulanmis, vakif universitelerinin birlikte calisabilirlik konularinda farkindalik duzeylerinin devlet universitelerine gore daha dusuk oldugu, yasal altyapi sorunu olmadigi, universitelerin rehber ve standartlara uyum konusunda sorun yasamadiklari ortaya cikmistir. Universite yoneticilerine EBYS’den sorumlu bir birim kurulmasi ve bu birimde bilgi ve belge yonetimi bolum mezunlarinin istihdam edilmesi, EBYS ile ilgili yardimci dokumanlar bulundurulmasi ve tum personelin erisimine sunulmasi, personele EBYS ile ilgili egitimler verilmesi, personelin birlikte calisabilirlik konusunda bilinclendirilmesi gibi oneriler sunulmustur. Yazilim firmalarina EBYS’nin diger sistemlerle entegrasyonu ile farkli EBYS yazilimlari arasinda tam entegrasyon saglanmasi konularinda calismalar yapmalari onerilmistir. Ayrica universitelerde EBYS’lerin birlikte calisabilirligi ile ulusal ve uluslararasi iletisimin artirilmasi hususunda tum universite personellerinin bilinclendirilmesinde YOK’un katkilarinin onemli olduguna vurgu yapilmistir.
Highlights
The interoperability of electronic records management systems (ERMS) in the universities is important issue both for the integration of the ERMS and other systems within the institution and for the inter-organizational correspondence to be conducted in the electronic environment
Current status of ERMS used in the universities in Ankara was investigated in terms of interoperability
As a result of the research, it was found that universities conduct inter-organizational correspondence through Registered Electronic Mail (REM), have trouble with REM, have no lack of legal infrastructure and troubles with suitability of guidelines and standards, the private universities have lack of technical infrastructure related to the interoperability, the level of awareness about interoperability in the state universities are higher than the private universities
Summary
Günümüzde üniversitelerde yürütülen birçok iş ve işlemde bilgi teknolojilerinden yararlanılmaktadır. Belge yönetim sistemleri gibi tüm bilgi sistemlerinin kullanımını etkinleştirmek için sistemler arasında birliktelik sağlamak gerekmektedir. 1) ve Avrupa Birlikte Çalışabilirlik Çerçevesi’nde (European Commission, 2008) birlikte çalışabilirliğin birçok faydasına değinilmiştir:. Elektronik belge yönetim sistemlerinde birlikte çalışabilir yapılar kurulması için sistemin yasal çerçeveye uygun olması önemlidir. Türkiye’deki kamu kurumlarında kullanılan bilgi sistemlerinin birlikte çalışabilirliğinin sağlanması için uyulması gereken standartlar Tablo 1’de gösterilmektedir. Tablo 1’de Türkiye’de bilgi sistemlerinin birlikte çalışabilir yapıda olabilmeleri için “Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberi”nde belirlenen standartlardan bazıları gösterilmektedir. Rehber’de elektronik belge yönetim sistemleri ile ilgili uyulması gereken Standart, elektronik imza formatı, dosya formatları gibi birçok bileşen tanımlanmıştır (T.C. Kalkınma Bakanlığı, 2012). Tablo 2’de Hindistan e-Devlet Birlikte Çalışabilirlik Çerçevesi’nde yer alan standartlardan bazı örnekler verilmiştir. Tablo 3’te Almanya’daki kamu kurumlarında bilgi sistemlerinin sağlaması gereken özelliklerden bazıları yer almaktadır
Sign-in/Register to view highlights & summary Sign-in/Register to access full text options 
Free) 
Talk to us
Join us for a 30 min session where you can share your feedback and ask us any queries you have
Schedule a call
