PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN KABUPATEN BALANGAN

Abstract

Latar belakang permasalahan ini adalah dalam pengelolaan arsip untuk penemuan kembali arsip cukup sulit karena tidak ada pengkodean dalam penyimpanan arsip dan penumpukkan arsip yang tidak tertata dengan rapi, sehingga sulit untuk ditemukan kembali. Kurangnya tempat untuk menaruh kotak arsip yang baru, sehingga terjadinya penumpukan arsip, karena dana anggaran yang kurang. Kurang mempertimbangkan mana arsip yang perlu diselematkan dan disimpan untuk kepentingan organisasi, dan mana arsip yang harus dimusnahkan.Tujuan penelitian ini untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis pada Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Balangan beserta faktor-faktornya. Penelitian ini menggunakan pendekatan dengan tipe deskriftif kualitatif. Teknik pengumpulan adalah wawancara, observasi dan dokumentasi. Sumber data diambil melalui penarikan informan secara purposive sampling berjumlah 11 orang informan dengan menggunakan uji kredibilitas data yaitu perpanjangan pengamatan, triangulasi, menggunakan bahan referensi dan mengadakan memberchek. Hasil penelitian pengelolaan arsip dinamis pada Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Balangan bisa dikatakan cukup baik. Pertama, dari sub variabel penciptaan arsip dengan indikator pembuatan arsip penerimaan arsip sudah baik karena sudah sesuai dengan prosedurnya. Kedua, dari sub variabel penggunaan dengan indikator proses mengarsip sudah baik sesuai dengan prosedurnya, selanjutnya penyimpanan dan penemuan kembali arsip kurang baik, karena arsip tidak tertata dengan rapi dan tidak ada pengkodean disetiap arsip sehingga memperlambat penemuan kembali arsip. Ketiga, dari sub variabel pemeliharaan dengan indikator melindungi arsip cukup baik, karena arsip belum tertata dengan rapi sehingga arsip bisa hilang, selanjutnya indikator menyelematkan fisik arsip sudah baik. Keempat, dari sub variabel penyusutan dengan indikator pemindahan dan penyerahan sudah baik, selanjutnya indikator pemusnahan arsip cukup karena arsip yang sudah dimusnahkan masih tertumpuk dalam satu ruangan dan tidak tersusun dengan rapi. Untuk meningkatkan pengelolaan arsip dinamis pada Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Balangan. Disarankan kepada Kepala Dinas Memberikan pelatihan tentang kearsipan terhadap pegawai agar dapat meningkatkan pengetahuan tentang pengelolaan arsip yang formal maupun informal dan mengadakan tempat penyimpanan arsip khusus disetiap unit pengolah. Sehingga arsip dapat dikelola dengan baik dan juga mudah ditemukan pada saat pencarian dan tidak terjadi penumpukkan arsip, dengan mengadakan anggaran dana. Kepada arsiparis memberikan guide atau pembatas arsip pada tiap arsip yang disimpan di ordner atau boks arsip agar memudahkan ketika arsip tersebut dicari kembali. dan hendaknya menyusun kembali arsip dengan rapi dan tertata di tempat penyimpanan arsip. Sehingga arsip nyaman dipandang dan mudah untuk pencarian kembali jika perlukan