Stanje in perspektive vzajemnega metapodatkovnega korpusa slovenske javne arhivske službe

Abstract

Namen: Vzajemni arhivski metapodatkovni korpus Slovenske javne arhivske službe obsega več milijonov podatkovnih entitet, ki so bile zajete v obdobju 2009/10 do 2022. Osnovni namen raziskave je, da na podlagi kvantitativnih metod opredelimo stopnjo kakovosti zajetih arhivskih metapodatkov. Na tej osnovi je v nadaljevanju opravljena validacija njegove potencialne uporabnosti tako z vidika posrednih ali neposrednih uporabnikov kot tudi sistemov, ki temeljijo na umetni inteligenci. Metoda/pristop: Za potrebe tega prispevka je bilo uporabljenih več metod. Osnovo predstavljajo statistične metode, ki so bile uporabljene za obdelavo podatkov iz letnih statističnih poročil o stanju in prirastu podatkov v vzajemni arhivski podatkovni bazi. Ob tem je bila uporabljena primerjalna metoda pridobljenih rezultatov iz začetka leta 2023 s podatki primerljivih analiz iz leta 2013 in nato 2016. Za predstavitev kompleksnosti obvladovanja celotnega problema pa so bile uporabljene še naslednje metode: metoda analize, opisna metoda, metoda povzemanja in izkustvena metoda. Na podlagi pridobljenih statističnih podatkov in s pomočjo analize SWOT so ob koncu prikazane prednosti, slabosti in priložnosti ter nevarnosti obstoječe arhivske strokovne prakse generiranja slovenskega arhivskega metapodatkovnega korpusa. Podrobne analize obdelav rezultatov po posameznih arhivih ali nižjih popisnih enot niso predmet te raziskave. Rezultati: Na podlagi opravljenih analiz statističnih podatkov avtor ugotavlja, da število zapisov nominalno raste iz leta v leto. Njihova rast pa je opredeljena s povprečno pol milijona zapisi in njihovimi povezavami letno. Hkrati z nominalno rastjo zapisov pa podrobna analiza trendov kaže, da so ti različni skozi daljše obdobje po posameznih modulih. Rezultati tudi kažejo, da bo treba izvesti nekatera uravnoteženja zajemov med moduli, saj se bo le na tej osnovi celoten korpus razvijal enakomerno, hkrati pa bodo uporabnikom in drugim sistemom zagotovljene celovite informacije o ohranjenih arhivskih entitetah v slovenskih javnih arhivih. Sklepi/ugotovitve: Rezultati statističnih obdelav podatkov o vzajemnem podatkovnem korpusu SJAS kažejo na relativno visoko stopnjo profesionalnosti zaposlenih v SJAS. Hkrati s tem nakazujejo, da bo treba posvetiti ustrezno pozornost standardizaciji opisovanja kontekstov, doslednejšemu povezovanju zapisov o enotah popisa z drugimi zapisi v sami podatkovni zbirki in drugimi zapisi v drugih relevantnih podatkovnih zbirkah. Prav tako bo treba dosledneje uporabljati statistične metode na nižjih ravneh popisnih enot, saj bo le tako mogoče sproti ugotavljati morebitne pomanjkljivosti v zapisih in izvajati potrebne popravke. Hkrati pa bo treba nekatere rešitve prilagoditi zahtevam standarda ISO 24083:2021. Razumevanje gibanja statističnih podatkov v podatkovnem korpusu SJAS ni pomembno le za upravljalce podatkovne zbirke SJAS, ampak tudi za različne uporabnike arhivskega gradiva in drugih storitev v javnih arhivih pa tudi za morebitne nadaljnje implementacije v sistemih, ki jih s skupnim imenom označujemo »umetna inteligenca«.