Sistem Informasi E-Meeting Berbasis Web Sebagai Pengelolaan Rapat Terpadu

Abstract

Perkembangan teknologi telah menyentuh segala aktivitas masyarakat, dimana dengan teknologi memberikan kemudahan dalam hal komunikasi serta mengefisiensikan waktu yang ada. Salah satunya yaitu kegiatan pengelolaan rapat untuk menentukan strategi dan arah kebijakan begitupun juga pada Universitas Raharja terdapat rapat dosen. Dalam hal ini, sistem pengelolaan rapat pada Universitas Raharja yang berjalan saat ini adalah penyebaran informasi rapat masih menggunakan surat yang dititipkan ke resepsionis, konfirmasi yang dilakukan oleh tiga orang yang berbeda yaitu resepsionis, kaprodi, dan juga sekprodi, dan hasil dari rapat diajukan untuk nantinya diarsipkan. Dalam proses tersebut ditemukan, seringnya terjadi keterlambatan penerimaan informasi pelaksanaan rapat, penundaan dimulainya rapat untuk menunggu peserta yang belum tentu hadir sehingga banyak memakan waktu, dan dosen yang berhalangan hadir tidak mengetahui hasil rapat. Metode penelitian untuk pengumpulan data melalui observasi, wawancara, user requirement dan literatur review (studi pustaka). Untuk metode analisis menggunakan metode analisis BSC (Balanced Scorecard). Hasil analisis adalah membutuhkan sistem yang menampilkan jumlah konfirmasi dan kehadiran peserta, memberikan layanan yang cepat, serta menampilkan jumlah persentase peserta yang hadir. Sistem ini dibuat menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database Mysql serta perancangan sistem menggunakan UML (Unified Modeling Language). Hasil penelitian adalah sebuah sistem informasi pengelolaan rapat terpadu yang berfungsi untuk mempercepat pengiriman informasi pelaksanaan rapat, konfirmasi kehadiran yang terpusat, serta pengiriman hasil rapat kepada seluruh. Dengan adanya sistem tersebut merupakan salah satu peningkatan dalam pemberian pelayanan bagi peserta untuk mendukung kelancaran pelaksanaan rapat karena sudah dipermudah