Innleiðing rafrænna skjalastjórnunarkerfa samkvæmt átta þrepum Kotters; viðhorf íslenskra skjalastjóra

Abstract

Skjalastjórnun er einn þeirra stjórnunarþátta sem stuðla að skipulegri stjórnun fyrirtækja og stofnana þannig að starfsemin sé rekin á hagkvæman og ábyrgan hátt. Án skjalastjórnunar er hætta á að skjöl glatist og eyður myndist í rekstrarsamfellu fyrirtækisins. Þá styður skjalastjórnun við stjórnun áhættu með tilliti til upplýsingaöryggis, veitir frumkvæði í gæðaog umhverfismálum, gerir auðveldara að mæta kröfum löggjafar og reglugerða, óskum viðskiptavina og þörfum starfsfólks. Aukin hætta er á að skjöl rati í rangar hendur eða eyðileggist sé kerfisbundin skjalastjórnun ekki fyrir hendi auk þess sem hún stuðlar að gegnsæi og rekjanleika í rekstrinum. Á síðustu árum hefur mikið verið hugað að stjórnun rafrænna skjala innan stofnana og fyrirtækja. Áhersla hefur verið lögð á kerfisbundna vistun þeirra með það fyrir augum að bæta þjónustu og rekstur. Skjalastjórnun sem starfsgrein er tiltölulega ný af nálinni og hugtakið kom ekki til sögunnar fyrr en upp úr miðri síðustu öld. Sú tækni sem nefnd er rafrænt skjalastjórnunarkerfi (RSSK) auðveldar að stýra upplýsinga- og skjalaflæði innan fyrirtækja og stofnana. Áhersla á vandaða og gegnsæja stjórnsýslu sem og krafa almennings um aðgengi að opinberum gögnum hefur skapað nauðsyn þess að stofnanir taki í notkun RSSK. Gagnagrunnar svo sem RSSK stuðla að altækri og hagkvæmri skjalastjórnun. En breytingar eins og að koma á skipulegri skjalastjórnun geta reynst erfiðar. Þessi rannsókn veitir innsýn í viðhorf og þátttöku skjalastjóra í því breytingarferli sem innleiðing RSSK er. Spurningalisti var lagður fyrir íslenska skjalastjóra sem voru aðilar að Félagi um skjalastjórn og höfðu tekið þátt í að innleiða RSSK. Spurningalistinn innihélt m.a. 19 spurningar sem byggðu á hinum átta þrepum Kotters varðandi innleiðingu breytinga. Helstu niðurstöður voru að skjalastjórar bera ekki fullt traust til æðstu stjórnenda til þess að viðhalda breytingum, millistjórnendur studdu innleiðinguna ekki sem skyldi en það gerðu hins vegar æðstu stjórnendur. Skortur var á fræðslu og þjálfun til handa skjalastjórum vegna innleiðingarinnar. Um þriðjungur skjalastjóra sagði að innleiðingin hefði mætt andstöðu meðal starfsmanna og um 40% upplifðu innleiðinguna sem tækifæri fremur en ógnun. Sama hlutfall skjalastjóra sagði að viðbrögð starfsmanna við innleiðingunni hefðu verið jákvæð. Loks benda niðurstöðurnar til þess að upplýsingamiðlun til starfsmanna hafi ekki verið nægilega góð. Til þess að yfirvinna andstöðu starfsmanna þarf að virkja þá í breytingaferlinu, halda þeim upplýstum um ferlið og umbuna þeim fyrir að taka þátt í nýja kerfinu.