Root causes of COVID-19 data backlogs: a mixed methods analysis in four African countries

Abstract

Abstract With the unprecedented scale and scope of the COVID-19 vaccination response, many countries used digital systems to capture vaccine administration data. Data backlogs, a build-up of information captured via paper forms not yet entered into digital systems, were common across countries. This study aimed to identify the root causes of COVID-19 vaccination data backlogs in the Democratic Republic of the Congo, Kenya, Senegal and Tanzania based on primary (interviews and observations at vaccine delivery sites) and secondary data. Root causes of data backlogs were related to technology (system slowdowns, insufficient devices and limited system functionality), infrastructure (lack of reliable internet and data bundles), processes (incongruence between paper and digital tools, separate data collection and entry, lack of integration with routine immunization and lack of standard operating procedures) and people (staff shortages, large workloads and non-payment of staff). Recommendations to inform digital and data systems include: (i) use a country-led, coordinated, iterative approach for system design and introduction, (ii) start with a minimum viable product and (iii) proactively address the needs of the health workforce. As the COVID-19 global emergency ends, these findings can help inform broader health system strengthening efforts to improve effectiveness, resilience and pandemic preparedness. Abrégé Face à l’ampleur et à la portée sans précédent de la campagne vaccinale contre la COVID-19, de nombreux pays ont utilisé des systèmes numériques pour recueillir des données sur l’administration du vaccin. Tous les pays ont connu des retards de données, soit une accumulation d’informations recueillies au moyen de formulaires papier qui n’avaient pas encore été saisies dans les systèmes numériques. Cette étude vise à cerner les causes premières de ces retards de données sur la vaccination contre la COVID-19 en République démocratique du Congo, au Kenya, au Sénégal et en Tanzanie sur la base de données primaires (entretiens et observations sur les sites d’administration du vaccin) et secondaires. Les causes premières des retards de données étaient liées à la technologie (ralentissements des systèmes, insuffisance des appareils et fonctionnalité limitée des systèmes), à l’infrastructure (absence de forfaits de données et de liaison Internet fiables), aux processus (incompatibilité entre les outils papier et numériques, collecte et saisie séparées des données, manque d’intégration avec les vaccinations de routine et absence de procédures opérationnelles normalisées) et au personnel (manque d’effectifs, charges de travail importantes et non-paiement du personnel). Les recommandations pour informer les systèmes numériques et de données comprennent: (i) utiliser une approche itérative, coordonnée et dirigée par les pays pour la conception et la mise en place des systèmes, (ii) commencer par un produit minimum viable et (iii) répondre aux besoins du personnel de santé en amont des problèmes. La crise mondiale liée à la COVID-19 touchant à sa fin, ces résultats sont susceptibles d’éclairer les efforts de renforcement des systèmes de santé dans leur ensemble visant à améliorer l’efficacité, la résilience et la préparation aux pandémies. Resumen Ante la escala y el alcance sin precedentes de la vacunación como respuesta a la COVID-19, muchos países utilizaron sistemas digitales para registrar datos sobre la administración de las vacunas. En todos los países era común que la información recabada a través de formularios en papel se acumulara sin ingresarse en los sistemas digitales. El objetivo de este estudio consistió en identificar las causas fundamentales de la acumulación de datos sin procesar sobre la vacunación contra la COVID-19 en la República Democrática del Congo, Kenia, Senegal y Tanzania a partir de datos primarios (entrevistas y observaciones en los sitios de vacunación) y secundarios. Las causas fundamentales de esa acumulación estaban relacionadas con la tecnología (desaceleraciones del sistema, dispositivos insuficientes y funcionalidad limitada del sistema), la infraestructura (falta de conexión confiable a Internet y paquetes de datos), los procesos (incongruencia entre las herramientas en papel y las digitales, recopilación e ingreso de datos por separado, falta de integración con la inmunización de rutina y falta de procedimientos operativos estándar) y las personas (escasez de personal, grandes cargas de trabajo y falta de pago del personal). Las siguientes son algunas recomendaciones para los sistemas digitales y de datos: (i) utilizar un enfoque iterativo, coordinado y dirigido por el país para el diseño y la introducción del sistema, (ii) comenzar con un producto mínimo viable y (iii) atender de manera proactiva las necesidades del personal de la salud. Ahora que está terminando la emergencia mundial de COVID-19, estos hallazgos pueden servir de base a esfuerzos más amplios de fortalecimiento del sistema de salud dirigidos a mejorar la efectividad, la resiliencia y la preparación para pandemias.