OPTIMALISASI TATA KELOLA KEARSIPAN

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana tata kelola arsip pada Kantor Kementerian Agama Kota Jambi dengan memanfaatkan sarana dan prasarana seadanya yang berada disekitar kita dalam mendukung pelayanan administrasi pada Kantor Kementerian Agama Kota Jambi. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan data kualitatif. Pengamatan meliputi implementasi proses manajemen kearsipan, dan peran perencanaan, pengorganisasian, pengawasan serta memperhatikan faktor-faktor yang menjadi penentu dalam pelaksanaan pengelolaan arsip yaitu sumber daya manusia, sarana prasarana, anggaran, dukungan dan perhatian pimpinan. Data yang dianalisis adalah hasil observasi dan hasil wawancara dengan Kepala Kantor, Kepala Sub. Bagian Tata Usaha, Kepala Seksi, Koordinator, dan Staf pada Lingkungan Kantor Kementerian Agama Kota Jambi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa tata kelola arsip pada Kantor Kementerian Agama Kota Jambi meskipun hanya didukung dengan sarana dan prasarana yang minim, tata kelola kearsipan tetap mengacu pada pola klasifikasi, pedoman pengurusan surat, dan pedoman penataan berkas. Hasil penelitian juga menunjukkan bahwa tata kelola arsip pada Kantor Kementerian Agama Kota Jambi sudah sesuai dengan standar kearsipan akan tetapi sarana dan prasarana yang digunakan belum memenuhi standar kearsipan. Faktor yang sangat menentukan bagi keberhasilan tata kelola arsip dalam mendukung pelayanan administrasi pada Kantor Kementerian Agama Kota Jambi adalah dukungan perhatian pimpinan dan anggaran, karena tanpa adanya dukungan perhatian dari pimpinan maka kegiatan pengelolaan arsip tidak dapat berjalan dengan optimal serta tanpa didukung dengan anggaran, kebutuhan sarana prasarana tidak akan terpenuhi.