MICROSOFT FORMS CLOUD APPLICATION IN COLLECTION AND ANALYTICS OF STUDENT ATTENDANCE REPORTS

Abstract

Вступ. В роботі працівника деканату факультету підготовки іноземних громадян багато важких моментів. Більшість з них пов’язані з транс культурними конфліктами, різниці в системі цінностей учасників педагогічного процесу, несумісності релігій та психологій, що нашаровується на значний об’єм внутрішнього і зовнішнього документообігу та щомісячної аналітики.
 Результати дослідження та їх обговорення. Одне з таких завдань - контроль відвідування студентами навчальних занять. Проблема полягає в необхідності помісячно обробляти значний об’єм розрізненої за способом доставки, слабко уніфікованої інформації. В такій ситуації в нагоді може стати доступний за підпискою Office365 інструмент Microsoft Forms, який передбачає створення опитувань та тестувань. В попередньо створеній формі, ми використаємо можливість отримання файлів. Це перетворить інструмент опитування в систему збору звітів з можливістю автоматизованого маркування документів, розміщення їх в захищеному сховищі, попередньої перевірки на відповідність умові формату та розміру, спільної обробки групами допущених осіб, та зведенням опитаної інформації до формату таблиці Microsoft Excel, де можливо, з легкістю, застосовувати сортування за необхідним критерієм, для контролю факту виконання завдання окремими респондентами.
 Для уніфікації звітньої інформації та забезпечення її придатності до автоматизованої обробки рекомендуємо звіти приймати у форматі захищеної таблиці Excel залишаючи доступними для зміни лише необхідні комірки. Для забезпечення спільного перегляду результатів членами контролюючої команди необхідно роздати права доступу на перегляд форми та можливість перегляду папки, де акумулюються файли звітів.
 Висновки. За період впровадження отримано 390 звітів від 50 кафедр на яких викладається 106 предметів. Завдяки двох сторонньому контролю підвищилась ефективність та вчасність подачі документів. Скоротився час затрачений на зведення інформації представниками деканату. Зросла достовірність кінцевих даних, завдяки зменшенню числа механічних помилок, а відповідно ефективність контролю успішності студентів факультету.