Kajian Literatur Penyebab Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap di Rumah Sakit

Abstract

The timeliness of returning medical records can affect the speed of presenting medical record information. However, in practice, there are more than 50% delays in returning inpatient medical record files. It caused the medical record process in assembling, coding, filing, report, and services. The purpose of this research was to determine the factors that inflict the delay in returning hospitalized medical records. The method used in this research wss literature review using databases, namely Google Scholar, DOAJ, Crossref, and Garuda Portal. Based on the search results, it found 20 articles chosen that were selected based on inclusion and exclusion criteria. A total of 19 articles (95%) mentioned the first causative factor, the indiscipline of health workers in filling out and returning inpatient medical records. As many as 8 articles (40%) stated the socialization factor for standard operating procedures on returning inpatient medical records was another contributing factor that caused delays in returning hospitalized medical records. Efforts can be conducted to overcome delays based on these causal factors include regular monitoring and evaluation related implementation of returning inpatient medical records. Doing the routine socialization to medical and inpatient records officers regards Standard Operating Procedures using various media, so that all officers know the standard of returning inpatient medical records. Keywords: medical record; delay; returning ABSTRAK Ketepatan waktu pengembalian rekam medis dapat berpengaruh terhadap kecepatan penyajian informasi rekam medis. Namun dalam pelaksanaannya, masih ada keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap lebih dari 50% sehingga menimbulkan dampak pada pengolahan rekam medis baik pada assembling, coding, penyimpanan, pelaporan dan pelayanan. Tujuan penelitian ini untuk mengetahui faktor penyebab keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah Literature Review menggunakan database yaitu Google Scholar, DOAJ, Crossref dan Portal Garuda. Berdasarkan hasil pencarian ditemukan 20 artikel terpilih yang diseleksi berdasarkan kriteria inklusi dan eksklusi. Sebanyak 19 artikel (95%) menyebutkan faktor penyebab pertama yaitu ketidakdisiplinan tenaga kesehatan dalam pengisian dan pengembalian rekam medis rawat inap. Sebanyak 8 artikel (40%) menyebutkan faktor sosialisasi Standar Prosedur Operasional (SPO) pengembalian rekam medis rawat inap merupakan faktor penyebab lain yang menyebabkan keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap. Upaya yang dapat dilakukan untuk mengatasi keterlambatan berdasarkan faktor penyebab tersebut diantaranya melakukan pengawasan serta evaluasi secara berkala terkait pelaksanaan pengembalian rekam medis rawat inap dan melakukan sosialisasi rutin kepada petugas rekam medis maupun rawat inap terkait Standar Prosedur Operasional (SPO) menggunakan berbagai media baik lisan maupun tertulis agar semua petugas mengetahui standar pengembalian rekam medis rawat inap. Kata kunci: rekam medis; keterlambatan; pengembalian