Development and implementation of dashboard in the Pharmacy Department at University Hospital

Abstract

The pharmacy must assess its own activity in order to better manage and respond to needs. The purpose of our work was to identify key indicators and set up and validate a dashboard for the management and monitoring of pharmaceutical activities. Our study's methodology is based on a process-based management of hospital pharmaceutical activities. Our target was to achieve the same approach, within the various functional and concerned units, in order to harmonize and simplify the quantitative and qualitative monitoring of pharmaceutical activities. Process mapping was established and the most critical processes were selected on the basis of a matrix. In total, seven key processes have been identified. The identity cards for these processes have been drawn up. Quality indicators have been identified and a first design of dashboards with the elements collected was proposed and validated. The difficulty in choosing indicators lies mainly in finding the compromise between exhaustiveness and feasibility of setting up effective monitoring of these indicators. The commitment and motivation of all who are involved in the process are essential to guarantee the success and sustainability of this project. La pharmacie doit évaluer sa propre activité pour mieux gérer et répondre aux besoins. L’objectif de notre travail était d’identifier les indicateurs clés, de mettre en place et valider un tableau de bord pour le management des activités pharmaceutiques. La base méthodologique de notre étude repose sur une gestion par processus des activités pharmaceutiques. Notre objectif était de réaliser une même approche de ces processus, au sein des différentes unités fonctionnelles concernées, afin d’harmoniser et de simplifier le suivi quantitatif et qualitatif des activités pharmaceutiques. La cartographie macroscopique des processus de la pharmacie a été établie et les processus les plus critiques ont été sélectionnés. Au total, nous avons identifié sept processus clefs. Les fiches d’identité de ces processus ont été élaborées. Des indicateurs qualité ont été identifiés et une première conception de tableaux de bord a été proposée et validée. La difficulté du choix des indicateurs réside principalement dans le compromis à trouver entre exhaustivité et faisabilité pour le suivi efficace de ces indicateurs. L’engagement et la motivation de tous les acteurs impliqués dans la démarche sont essentiels pour garantir la réussite et la pérennité de ce projet.