A experiência de arquivamento intermediário em escritórios de advocacia de Belo Horizonte, na ótica da gestão de documentos: estudo de casos múltiplos

Abstract

A pesquisa descreve e discute os critérios de transferência para depósitos intermediários, de documentos administrativos e processuais em três escritórios de advocacia de Belo Horizonte, sob a ótica da gestão de documentos. Os resultados revelaram que os problemas de espaço foram preponderantes na decisão relativa à transferência para da documentação para espaços fora das dependências dos escritórios, sendo adotadas as seguintes alternativas: arquivamento de processos em depósito não localizado na área nobre da cidade e de propriedade do escritório; "arquivo morto" para arquivamento de processos em sala situada na área central da cidade e de propriedade do escritório; depósito para guarda terceirizada dos documentos dos setores de Recursos Humanos e de Contabilidade/Financeiro. O que se observou foi que a decisão de adoção de espaços para depósitos intermediários, onde o m² é mais barato, não teve como referencial o ciclo vital dos documentos. Neste sentido desconsideraram-se os benefícios trazidos pela adoção da sistemática da avaliação. Observa-se que os três escritórios de advocacia estão diante de uma produção de documentos que cresce sem planejamento/gestão/avaliação e que tende a alcançar grande volume.